1. Onderscheid toezicht houden, besturen en uitvoeren
De bestaande verdeling van rollen en taken is vastgelegd in de statuten van de Sophia-Vereeniging en in het directiestatuut. Deze zijn opgesteld conform de eisen van het CBF.
De Algemene Ledenvergadering (ALV) controleert – Tijdens de ALV in het voorjaar legt het bestuur verantwoording af aan de leden. Jaarstukken zijn van tevoren op te vragen. Alle leden van de Sophia-Vereeniging die aanwezig zijn tijdens de ALV hebben stemrecht; zij verlenen het bestuur decharge over het gevoerde beleid en kunnen adviseren over het jaarplan en de begroting van het lopende jaar.
Het bestuur bestuurt – De directeur legt het bestuur jaarlijks een (meerjaren-)plan en een (meerjaren-)begroting voor, die door het bestuur worden beoordeeld en vastgesteld. Ieder kwartaal rapporteert de directeur over de voortgang van de activiteiten en de bestede middelen. Op basis van de kwartaalrapportages kan het bestuur eventueel bijsturen. Na afloop van het jaar stelt de directeur het jaarverslag en de jaarrekening op en het bestuur stelt deze in concept vast. Voorafgaand aan het vaststellen van de jaarrekening door de ALV informeert de accountant het bestuur over zijn bevindingen.
De organisatie (onder leiding van de directeur) voert uit – De directeur heeft de dagelijkse leiding over de organisatie. Zij voert het jaarplan uit en legt verantwoording af aan het bestuur over de bereikte resultaten en de daarvoor gebruikte middelen. Zij delegeert taken aan medewerkers, die wekelijks verslag uitbrengen van hun vorderingen.
2. Effectiviteit en efficiëncy van bestedingen
Het meerjarenbeleidsplan (drie jaar) geeft de beleidsrichting aan. Per jaar worden jaarplannen gemaakt, waarin directeur en bestuur inhoudelijke prioriteiten en doelstellingen aangeven voor de korte en lange termijn. Over de voortgang van de hoofdpunten wordt wekelijks door de verantwoordelijke medewerkers gerapporteerd aan de directeur. Ieder kwartaal legt de directeur hierover verantwoording af aan het bestuur. Rapportage aan het bestuur over actuele zaken vindt plaats in de vorm van tussentijdse notities bij iedere bestuursvergadering.