Verantwoordingsverklaring 2012

In het nieuwe keurmerk van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) is vastgelegd dat het bestuur jaarlijks een verantwoordingsverklaring opstelt. In de verantwoordingsverklaring legt het bestuur verantwoording af over de principes van goed bestuur:

1. Onderscheid de functies toezicht houden, besturen en uitvoeren.
2. Optimaliseer de effectiviteit en efficiëncy van bestedingen.
3. Optimaliseer de omgang met belanghebbenden.

De principes van goed bestuur zijn geïmplementeerd in de organisatie van de Sophia-Vereeniging en verwerkt in het jaarverslag en de jaarplanning. Ook hebben alle bestuursleden Bijlage 12 (inzake onafhankelijkheid) ondertekend en daarmee formeel de principes onderschreven.

1. Onderscheid toezicht houden, besturen en uitvoeren

De bestaande verdeling van rollen en taken is vastgelegd in de statuten van de Sophia-Vereeniging en in het directiestatuut. Deze zijn opgesteld conform de eisen van het CBF.

De Algemene Ledenvergadering (ALV) controleert – Tijdens de ALV in het voorjaar legt het bestuur verantwoording af. Stemrecht hebben alle leden van de Sophia-Vereeniging die aanwezig zijn. Jaarstukken zijn van tevoren op te vragen. De ALV keurt het jaarverslag en de jaarrekening goed, verleent het bestuur décharge over het gevoerde beleid en adviseert over het jaarplan en de begroting van het lopende jaar.

Het bestuur bestuurt – De directeur legt het bestuur jaarlijks een (meerjaren-)plan en een (meerjaren-)begroting voor, waarna (eventueel met aanpassingen) goedkeuring volgt en de stukken officieel worden vastgesteld. Iedere bestuursvergadering rapporteert de directeur vervolgens over de voortgang en de hieraan bestede middelen, alsook over de belangrijkste inhoudelijke, financiële en personele zaken. De uitgaven en inkomsten van de organisatie zijn vastgelegd in kwartaalrapportages, opgesteld door een extern accountantsbureau. Op basis hiervan kan het bestuur eventueel bijsturen. Na afloop van het jaar stelt het bestuur het jaarverslag en de jaarrekening op en stelt deze in concept vast. Voorafgaand aan het vaststellen van de jaarrekening door de ALV informeert de externe accountant het bestuur over zijn bevindingen.

De organisatie (onder leiding van de directeur) voert uit – De directeur heeft de dagelijkse leiding over de organisatie. Hij/zij bereidt voorstellen voor het bestuur voor, voert besluiten uit en legt verantwoording af aan het bestuur over de bereikte resultaten en de daarvoor gebruikte middelen.

2. Effectiviteit en efficiëncy van bestedingen

Het meerjarenbeleidsplan (3 jaar) geeft de beleidsrichting aan. Per jaar worden jaarplannen gemaakt, waarbij directie en bestuur inhoudelijke prioriteiten aangeven. Over de voortgang van de hoofdpunten wordt wekelijks door de verantwoordelijke projectleiders gerapporteerd aan de directie en/of de verantwoordelijke senior. Iedere bestuursvergadering legt de directeur hierover verantwoording af aan het bestuur. Rapportage aan het bestuur over actuele zaken vindt plaats in de vorm van tussentijdse rapportages bij iedere bestuursvergadering.

3. Omgang met belanghebbenden

Belanghebbenden met wie de Sophia-Vereeniging haar werk doet:

• Dierenwelzijnsorganisaties, met wie de Sophia-Vereeniging overlegt over gezamenlijke belangen in de Dierencoalitie.
• Dierenopvangcentra, voor wie de Sophia-Vereeniging gelden inzamelt. Bij de kennismaking reist de verantwoordelijke projectleider persoonlijk af naar de locatie. Aanvullend worden jaarstukken en referenties opgevraagd.
• Leden. Zij worden geïnformeerd over campagnes, acties, plannen en resultaten. Leden ontvangen naar behoefte het blad Dierenhulp, de digitale nieuwsbrief Sophi@-Nieuws en het jaarverslag. Leden kunnen invloed uitoefenen op de ALV. De Sophia-Vereeniging is per e-mail en telefoon 5 dagen per week bereikbaar.
• Vrijwilligers. Zo’n 150 mensen zetten zich op vrijwillige basis in voor de Sophia-Vereeniging. Op kantoor, maar vooral bij de Sophia KattenBond (vangen en castreren van verwilderde katten), het Sophia SnuffelCollege (met de hond basisscholen bezoeken) en bij de Sophia DierenSpreekuren (beantwoorden van vragen over huisdieren). Voor de vrijwilligers worden bijscholingsdagen georganiseerd en jaarlijks een gezamenlijk uitje. Er wordt gecommuniceerd via nieuwsbrieven of via persoonlijke gesprekken met de verantwoordelijke projectleiders.
• Samenwerkingspartners. Inhoudelijke en financiële samenwerkingen worden in een contract of anderszins schriftelijk vastgelegd.

Verder zijn met name (potentiële) huisdiereigenaren belanghebbend. De website trekt ruim 250.000 unieke bezoekers per jaar. Klachten of suggesties kunnen via de website, schriftelijk of telefonisch worden ingediend. Met klachten wordt omgegaan volgens een klachtenprotocol. Tijdens campagnes wordt een e-mailadres en een telefoonnummer gecommuniceerd, zodat de organisatie bereikbaar is voor klachten en suggesties.